¿Qué es la gestión de inventarios?
Un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues un inventario en una empresa se considera como un activo.
El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo, un inventario tiene más funciones.
Es decir, dependiendo del tipo de inventario puede registrar y contabilizar: propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías de una empresa.
En general, además de ofrecer el valor de los recursos de una empresa, esta información es de suma importancia para tomar decisiones o crear estrategias. Por otro lado, mientras más bienes, productos o recursos se posean, es más difícil llevar un control de ellos, por lo que su gestión se complica.
La gestión de inventarios es el seguimiento que se le da al inventario desde el momento de su fabricación hasta que llegue a los almacenes, y de esas instalaciones hasta el punto de venta. El inventario es un conjunto de artículos o materiales que tiene un negocio los cuales se venden a los clientes para fines de lucro. Uno de los objetivos de la gestión de inventarios es el tener los productos correctos en el lugar adecuado, así como en el momento preciso. Pero para esto se requiere una visibilidad de inventario la cual es saber cuándo se deben hacer los pedidos, cuanto se va a pedir y donde se van a almacenar.
Tipos de gestión de inventarios
- Gestión periódica de inventarios: El sistema periódico de inventarios es un método de valoración que se utiliza para los informes financieros en el que se realiza un recuento físico del inventario a intervalos específicos. Este método contable toma el inventario al comienzo de un período, agrega nuevas compras de inventario durante el período y deduce el inventario final para derivar el costo de los bienes vendidos (COGS).
- Gestión de inventario de códigos de barras: Las empresas utilizan sistemas de gestión de inventario de códigos de barras para asignar un número a cada producto que venden. Pueden asociar varios puntos de datos al número, incluido el proveedor, las dimensiones del producto, el peso e incluso datos variables, como saber cuántos hay disponibles.
- Gestión de inventario RFID: La identificación por radiofrecuencia o RFID es un sistema que transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de un número de serie único para rastrear artículos y proporcionar información detallada del mismo. El sistema de gestión de almacenes basado en RFID puede mejorar la eficiencia, aumentar la visibilidad del inventario y garantizar un registro automático rápido para la recepción y la entrega.
Características de la gestión de inventarios:
- Seguimiento de inventario: Saber exactamente dónde está el inventario en la cadena de suministro.
- Gestión de pedidos: Personalizar los precios, enviar cotizaciones, dar seguimiento a pedidos y gestionar las devoluciones.
- Gestión de transferencias: Hacer surtidos de producto hacia donde sea más conveniente.
- Elaboración de informes y analítica: Evaluar patrones en los procesos para pronosticar la demanda y las ventas.
- Compras: Cree y gestione órdenes de compra.
- Capacidad de envío: Automatizar el envío para reducir errores como entregas tardías o incorrectas.
¿Qué es la visibilidad de inventario?
La visibilidad del inventario es saber qué inventario tiene y dónde está ubicado. Toda organización necesita una visión precisa del inventario para garantizar el cumplimiento de los pedidos de los clientes, reducir los tiempos de entrega de los envíos y minimizar los desabastecimientos, las ventas excesivas y las reducciones de precios.
¿Por qué es importante?
El inventario de las organizaciones es uno de los activos más importantes. En la gestión de inventarios se relacionan todos los elementos de la cadena de suministro. El tener mucho o poco inventario cuando y donde se necesita puede generar clientes insatisfechos. Pero en cambio un inventario grande también tiene sus desventajas el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daños. Las empresas con cadenas de suministro y procesos de fabricación complejos deben encontrar el equilibrio adecuado entre tener demasiado inventario disponible o no tener suficiente.
Beneficios de la gestión de inventarios
La gestión de inventario es compleja y varía según el sector, la función dentro de la empresa y el tipo de artículo que se gestiona. Decidir cómo planificar y administrar el inventario es un esfuerzo de colaboración lleno de riesgos y recompensas.
No hay dos empresas iguales. Dependiendo del modelo de negocio, las empresas utilizan varios métodos diferentes para gestionar el inventario. El inventario le cuesta dinero a la empresa, pero puede ser necesario mantener más existencias de seguridad para mantener niveles de servicio superiores para evitar desabastecimientos y maximizar la eficiencia operativa. Los fabricantes con operaciones costosas de máquinas y personas a veces tienen un exceso de inventario para evitar el cierre de estas operaciones debido a la falta de inventario, lo que le costaría más dinero a la empresa.
Casi todas las empresas mantienen un inventario de existencias de seguridad para protegerse contra cambios inesperados en la oferta y la demanda. De esta manera, el inventario funciona como una protección contra lo inesperado y como un amortiguador contra las paradas de producción. El inventario de seguridad representa un equilibrio entre el servicio o las tasas de cumplimiento (el porcentaje de pedidos de clientes que una empresa puede enviar inmediatamente desde el inventario) y el costo adicional de ordenar y mantener más inventario. La consecuencia de no tener suficiente inventario son los desabastecimientos, que pueden ser perjudiciales para una empresa, especialmente si los clientes tienen alternativas, como las empresas basadas en el comercio electrónico donde se espera un cumplimiento rápido. Los desabastecimientos representan la pérdida de ingresos y pueden afectar negativamente la lealtad del cliente.
Los fabricantes suelen establecer controles de inventario, como niveles mínimos y máximos de existencias y puntos de pedido, dentro de sus sistemas ERP. Los distribuidores establecen puntos de pedido de manera descentralizada, lo que permite que cada centro de distribución determine sus niveles de inventario en función de factores locales o métodos basados en la demanda. Los factores locales pueden incluir la demanda a nivel de SKU, los plazos de entrega o los patrones estacionales. Los métodos basados en la demanda pueden incluir datos de puntos de venta de los clientes minoristas. Muchas organizaciones de compras tienen en cuenta los descuentos de precios en la estrategia de compra y pueden comprar más suministros de los necesarios para obtener puntos de precio favorables.