- ¿Qué es el proceso administrativo?
La administración es un proceso que comprende múltiples acciones, como planificar tareas y proyectos, ordenar los recursos disponibles, organizar las prioridades y controlar los procesos para alcanzar los objetivos. La acción de administrar se puede aplicar tanto en una actividad personal como empresarial o gubernamental.
El proceso administrativo está compuesto de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. Desarrollando esos elementos, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.
Fases del proceso administrativo:
- Planeación
La primera etapa que debe ejercer el proceso administrativo es la planeación. En esta etapa serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la organización y como se llevará a cabo.
En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
Actividades de la planeación:
- Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
- Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
- Accionar frente a problemas futuros.
- Organización
Una vez planeados los objetivos y las actividades que se desean realizar para que las metas se logren, el paso siguiente es el distribuir cada una de las actividades entre los grupos de trabajo.
La finalidad de la organización es asignar un objetivo a cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.
Actividades de la organización
- Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto indicado.
- Subdividir cada tarea en unidades operativas.
- Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
- Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.
- Ejecución
Para poder realizar la ejecución de manera correcta se necesita un gerente que sea capaz de dirigir, tomar decisiones y ayudar a todos los colaboradores. Es esta etapa se busca empezar las actividades designadas se sigan realizando eficazmente.
Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.
Actividades de la ejecución
- Ofrecer un carácter motivador al personal.
- Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente.
- Estar atento a las necesidades de cada trabajador.
- Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.
- Control
El control tiene el papel de garantizar que la organización este encaminada hacia el éxito. El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.
Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
Actividades de control
- Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.
- Evaluar y analizar los resultados obtenidos.
- Iniciar las acciones de corrección correspondientes.
Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo cumple un papel demasiado importante en la dirección de una organización, en el proceso administrativo se marcarán los lineamientos a seguir para poder alcanzar los objetivos que se establecieron por la dirección en cierto periodo. Además de que se tendrán los elementos para una mejor toma de decisiones.
Esto le permitirá a la organización tener un rumbo y poder medir el grado de eficiencia que se ha alcanzado. Asimismo, al contar con un plan estructurado, la empresa podrá disponer en todo momento de una planificación a futuro, toda vez que al considerar los posibles escenarios se encontrarán ya estipuladas las acciones a seguir en corto, mediano o largo plazo.
En muchos de los casos también supone un incremento en la productividad, ya que mejora la coordinación entre los miembros de tu equipo de trabajo, evitando que aparezcan sucesos que rompan los esquemas directivos. Por ende, reducirá el número de medidas improvisadas que se puedan establecer y redunden en la toma de decisiones incorrectas para el funcionamiento de la empresa.