La optimización de procesos puede tener un impacto positivo en la experiencia de los clientes, puesto que, entre otras ventajas, la mejora en los procedimientos permite ofrecer productos y servicios de mayor calidad, siendo importante y necesario que la optimización de procesos también beneficia la satisfacción y experiencia de los empleados, y eso aumenta la productividad laboral
La optimización de procesos permite agilizar y automatizar una serie de tareas rutinarias y como consecuencia, los empleados pueden centrarse en otras funciones y responsabilidades, lo cual aumenta su productividad, además, esta optimización también ayuda a disminuir errores y a ahorrar tiempo, lo cual también resulta beneficioso, en donde la comunicación interna puede mejorar gracias a la optimización de procesos.
Los puntos frágiles que podría enfrentarse las empresas en relación con la optimización de procesos son los siguientes:
- Los objetivos de la empresa no están bien definidos y por lo tanto no hay un objetivo claro para mejorar, entre más claro lo que se quiere, más rápido es optimizarlo.
- Establecer los KPI adecuados también puede ser complicados, ya que se trata de algo indispensable para poder medir correctamente los resultados.
- La planificación también puede ser un reto, es importante establecer unos plazos concretos y conocer con detalle los recursos de los cuales dispone la empresa, de este modo, será más sencillo realizar un presupuesto.
- No contar con herramientas adecuadas también puede dificultar el proceso, para poder seleccionar las metodologías y las herramientas más recomendables en cada caso, es importante saber qué proceso es necesario optimizar, como debe ser optimizado y que objetivo se pretende seguir.
Las empresas, en su día a día, recopilan una gran cantidad de datos mediante diferentes procesos y por diferentes motivos, el análisis de estos datos es un aspecto indispensable en la optimización, puesto que permite obtener información detallada no solamente acerca de cómo funciona un proceso, sino también acerca de cómo puede mejorarse.
Como ya se ha comentado, el primer paso es identificar que procesos es necesario optimizar, la recopilación y el análisis de datos pueden resultar de gran ayuda en esta primera fase, puesto que pueden proporcionar información detallada acerca de aspectos muy variados.
Contar con datos del coste que ha supuesto un proceso de contratación de nuevos empleados y analizar esta información puede ayudar a la empresa identificar que el proceso de selección de personal puede optimizarse, una vez identificado el proceso, la empresa podrá analizar cómo puede mejorarse y podrá implementar los cambios que considere necesarios, posteriormente, volver a recopilar y analizar cómo puede mejorarse y podrá implementar los cambios que considere necesarios , posteriormente, volver a recopilar y analizar datos que permitirá valorar la eficacia de la estrategia empleada, para saber si es necesario aplicar nuevos cambios.
Vivimos en un mercado altamente cambiante, las nuevas tecnologías y los cambiantes gustos del consumidor hacen que las empresas deban disponer de organizaciones ágiles para poder enfrentarse a esta serie de cambios, para conseguirlo, es importante que los negocios cuenten con una buena optimización de procesos.
- IDENTIFICIÓN DE PROBLEMAS: Ahora es el momento de plantearse las dudas más frecuentes cómo son ¿en qué falla la empresa más recurrentemente? Esta pregunta es necesaria para saber por dónde se debe empezar el análisis, además de realizar estas preguntas se debe enumerar todos los procesos, jerarquizar estos en base a su importancia y objetivos dentro del proceso empresarial y estimar el tiempo que se emplea en cada uno de ellos.
- REPLANTEAR LA SITUACIÓN: Realizar un brainstorming con todas las partes implicadas en el proceso, de tal forma se conseguirán puntos de vista objetivos que aportarán buenas ideas ce mejora
- IMPLEMENTAR: Una vez que se tenga claro qué mejorar y cómo, es el proceso de implementar dichos cambios, es posible que, en este punto, se pueda ayudar de herramientas de automatización de procesos para generar una mayor agilidad.
- CONTROL: Como siempre, no se puede quedar únicamente en la implementación, es importante llevar un control de los procesos y los cambios que se han introducido en ellos, preguntando si los cambios introducidos realmente cumplen con su objetivo, y si no es así, replantear de nuevo la situación.