La gestión eficiente de un proyecto requiere de conocimientos previos acerca de los componentes que posee, como lo son las fases, personas involucradas, metodologías y estrategias de gestión y desarrollo. Siendo así, el componente más importante para dar un resultado eficiente.
Los proyectos tecnológicos son proyectos donde el componente de la tecnología juega un papel esencial, los documentos electrónicos, en el fondo, son series de uno y de ceros, por tanto, es que su propia naturaleza obliga a que estos se gestionen basándose en herramientas de índole tecnológica (componiéndose de un software y un hardware).
De este modo, es que la selección e implementación del mantenimiento de las herramientas tecnológicas necesarias para la gestión de documentos electrónicos dentro de un proyecto de gestión documental que configuran un proyecto tecnológico.
Un proyecto tecnológico requiere de una eficiente gestión, en este sentido, tiene las características propias de cualquier proyecto de otra índole, no obstante, un proyecto tecnológico tiene también especificaciones especiales y específicas, por tanto, al hablar de gestión de proyectos, se debe tener clara tanto las características esenciales que lo complementan, como los alcances que este posee.
Las metodologías de control del proyecto parten del detalle del resultado que se quiere conseguir, se definen y planifican las fases o actividades en base a los recursos disponibles, se trabaja para conseguir que se cumplan el calendario, los costes y el nivel de calidad previsto y el final que se obtiene un entregable completo, estas metodologías han permitido mejorar la calidad y reducir las desviaciones en los proyectos en los que se ha aplicado, pero presentan algunos inconvenientes.
Como por ejemplo, el jefe del proyecto no puede estar involucrado en la parte tecnológica de este ya que no cuenta con los conocimientos en el área tecnológica, por lo que su área fuerte será el generar informes, actas o diagramas de planificación de tareas que no forman parte del objetivo del proyecto, o en proyectos largos, una planificación inicial estática puede provocar un resultado final que no cubra todos los requisitos del cliente ya que estos han cambiado desde el inicio del proyecto, o especialmente en proyectos de desarrollo de software, el entorno incierto en que se desarrolla el proyecto como lo es la tecnología en constante evolución, puede dejar sin sentido a la idea de producto o servicio terminado.
Todo ello obliga a adoptar metodologías con gran capacidad de adaptación a las necesidades y al entorno cambiante del proyecto, siendo una metodología ágil para su desarrollo y estas metodologías agiles integran a un grupo de metodologías de desarrollo basado en un “desarrollo iterativo”, y se basa en que las necesidades del cliente y las soluciones evolucionan conjuntamente a través de la colaboración entre equipos interdisciplinarios y autogestionados.
CARACTERÍSTICAS:
Algunas de las características que se pueden identificar en todos los métodos ágiles son las siguientes:
- Promueven un proceso disciplinado de gestión del proyecto basado en una inspección frecuente de las tareas y una adaptación rápida de estas a las necesidades y a los cambios en el proyecto.
- Fomentan la autoorganización de los equipos de trabajo, no existen roles especializados y se fomenta la autonomía (libertad en la toma de decisiones), la autosuperación (evaluación periódica del proyecto que se desarrolla) y el auto enriquecimiento (continua transferencia de conocimiento de los miembros del equipo.
- Persoguen la rápida entrega de desarrollos con una alta calidad.
- Garantizan el alineamiento entre el desarrollo, las necesidades del cliente y los objetivos de la organización.
El enfoque iterativo de las metodologías ágiles permite que el resultado de cada iteración de las metodologías ágiles haga que el resultado final se pueda actualizar y refinar iteración a iteración, igualmente, este enfoque permite avanzar aquellas partes del proyecto que no dependen de su diseño funcional sin tener que esperar la finalización de la fase de análisis y diseño, esto conlleva poder ejecutar tareas de diferentes fases en paralelo.
Las características de las metodologías agiles las hacen especialmente atractivas para los proyectos de desarrollo de software, siendo este un elemento muy maleable y adaptable, por lo que la aplicación de una metodología ágil puede resultar muy beneficiosa
ETAPAS DE UN PROYECTO TECNOLÓGICO Y TAREAS VINCULADAS
En cualquier proyecto tecnológico, como el que puede representar la gestión, desarrollo o la implementación de herramientas de gestión de documentos electrónicos e independientemente de la metodología utilizada, existen siempre una serie de etapas, fases o pasos, estas fases se deben tener en cuenta en mayor o menor detalle, en función al alcance y los requisitos que posea.
Todas las metodologías de gestión y desarrollo de proyectos utilizan su propio vocabulario, de modo que conceptos iguales o equivalentes pueden no tener la misma denominación en dos metodologías diferentes, no obstante, se puede hacer una abstracción de las diferentes metodologías y definir unas etapas genéricas que se deben considerar en cualquier proyecto tecnológico.
En función de las características específicas de cada proyecto, cada una de las etapas puede tener distintos grados de detalle y de duración (horas, días, semanas, meses) no obstante, probablemente todas las fases estarán presentes, siendo las siguientes:
- Etapa de la concepción de la necesidad o problema y factibilidad de las posibles soluciones, cuyo resultado es la decisión de ejecutar o no el proyecto.
- Etapa de análisis, cuyo resultado es el diseño conceptual de la solución.
- Etapa de implementación o desarrollo cuyo resultado son las especificaciones funcionales y desarrollada, testeada y documentada.
- Etapa de diseño, cuyo resultado son las especificaciones funcionales y técnicas de la solución
- Etapa de despliegue o implantación, cuyo resultado es la solución en producción (operativa en todos sus puntos de uso) y con todos sus usuarios formados.
- Etapa de evolución y control, cuyo resultado son las conclusiones del proyecto y un posible plan de mejora continua para la solución.
En cada una de las etapas del proyecto se deben realizar obligatoriamente una serie de tareas genéricas que permitan asegurar que el resultado obtenido al final de una etapa es el que se esperaba y que se puede afrontar la etapa siguiente con garantías de éxito, por ello, en cada una de las etapas se deben llevar a cabo las siguientes tareas:
- Revisar y validar los entregables que se han generado en la etapa anterior.
- Generar los entregables propios de la misma.
- Validar que el avance del proyecto está alineado con sus objetivos y que los requisitos definidos en la etapa inicial del proyecto se están cumpliendo.
- Preparar una planificación detallada de la fase siguiente.
- Identificar los riesgos del proyecto y definir planes de mitigación para los mismos.
Una parte importante de la definición del alcance del proyecto es considerar las posibles tipologías de soluciones que se vislumbran para dar respuesta a las necesidades del cliente, con sus posibles alternativas de diseño e identificar su factibilidad, por tanto se debe efectuar una evaluación critica de las ventajas y desventajas de cada solución, considerando aspectos como los recursos disponibles, los costes asociados, el contexto del proyecto, las tecnologías disponibles, los requisitos normativos, legales y éticos, a partir de esa evaluación se debe seleccionar la alternativa más conveniente para cerrar correctamente el alcance del proyecto.